Organisation du Rallye (Les coulisses)

En quelques mots...

L'équipe d'organisation d'un Rallye Schéma comprend entre 10 et 15 personnes, qui se répartissent les diverses tâches à mener : prospection de salle, création du contenu des épreuves, achats, gestion, etc. Ces organisateurs sont entièrement bénévoles et travaillent dans une bonne ambiance à la conception du Rallye.

Le Rallye se déroule un samedi de mai ou juin, mais l'équipe d'organisation commence ses travaux dès le mois de septembre de l'année précédente. Elle se réunit régulièrement, environ une fois par mois, pour faire le point, tester et valider des contenus et prendre des décisions de manière collégiale. Dans l'intervalle entre deux réunions, chaque organisateur travaille aux contenus et documents dont il est responsable.

Le jour du Rallye, toute l'équipe d'organisation est présente au point central. Elle assure l'animation, la logistique, l'information des candidats et la fourniture des épreuves tout au long de la journée.

Les différentes tâches de l'équipe d'organisation

L'organisation d'un Rallye Schéma implique de nombreuses tâches et mettent en jeu des compétences très variées. Elles sont réparties aussi équitablement que possible entre les organisateurs, en tenant compte de leurs souhaits, de leurs compétences et de leurs possibilités. Chaque organisateur participe donc généralement à plusieurs tâches différentes parmi les suivantes :

Création d'une étape

C'est l'une des tâches les plus importantes et les plus prenantes. Lors de la répartition des étapes, chaque rédacteur d'étape choisit une zone géographique près du point central. À l'aide de reconnaissances sur le terrain, il devra alors concevoir un parcours dans cette zone, trouver des détails intéressants sur ce parcours, puis rédiger les questions correspondantes et mettre en forme l'ensemble du texte de son étape. Une fois testée sur place (en conditions réelles) par d'autres organisateurs, et modifiée si besoin, son étape sera proposée aux candidats lors du Rallye.

Précision :

Même si c'est le cas le plus courant, il n'y a pas toujours un seul rédacteur par étape. Il arrive que des étapes soient rédigées à quatre mains, particulièrement quand un organisateur débutant souhaite être en binôme avec un organisateur ayant plus d'expérience. Il arrive aussi que certains organisateurs prennent en charge plusieurs étapes.

Création d'une épreuve autre qu'une étape (telle qu'un jeu ou une épreuve sur la journée)

L'organisateur chargé d'un contenu créatif devra entièrement concevoir ce contenu (principe, règlement, questions et réponses), puis le mettre en forme. Ce contenu sera ensuite testé par d'autres organisateurs, modifié si besoin, puis proposé aux candidats lors du Rallye. La seule différence par rapport à une rédaction d'étape est qu'il n'y a pas à se déplacer sur le terrain pour concevoir ou tester le contenu.

Création et gestion de l'Avant Rallye

Les responsables de l'Avant Rallye travaillent à plus brève échéance, car l'Avant Rallye est proposé plusieurs mois avant le Rallye en lui-même. Ils devront créer et animer la structure de l'Avant Rallye (typiquement un blog), concevoir à intervalles réguliers des énigmes et des jeux à proposer aux participants, gérer les réponses et le classement correspondant.

Matériel, lots et reprographie

Tous les organisateurs participent à ces aspects.

Les besoins (vaisselle jetable, nourriture et boissons non fournies par le traiteur, matériels divers, etc.) sont définis lors des réunions. Puis ils sont assignés à plusieurs organisateurs qui réalisent les achats, les amènent le jour du Rallye, et sont ensuite remboursés par l'association.

Dès le début de l'organisation, tous les organisateurs cherchent aussi à rassembler des lots pour la remise des prix.

La reprographie des différents documents est quantifiée en fonction du nombre de candidats et d'organisateurs, et réalisée peu de temps avant le Rallye.

Gestion (administratif, finances, informatique)

Certains organisateurs sont chargés de la réalisation des documents génériques du Rallye (bulletin d'inscription, règlement), de la gestion des inscriptions des candidats, de la gestion des prestataires (salle, traiteur, DJ de la soirée dansante), du maintien des outils informatiques (communication entre organisateurs, aides à la correction d'épreuves) ou encore de la tenue des comptes et des réunions (ordre du jour, comptes-rendus).

Jour du Rallye

Le jour du Rallye, les organisateurs installent le matériel au point central avant l'ouverture officielle du Rallye. Ils gèrent ensuite les candidats (fourniture d'informations, distribution des épreuves, animation des jeux et de la soirée) tout en assurant la logistique du Rallye (tenue du bar, installation du buffet, corrections des épreuves rendues par les candidats). À la fin du Rallye, ils rangent et nettoient les lieux.

Précision :

Certains organisateurs, qui ne peuvent pas s'investir longuement dans l'organisation, viennent seulement aider le jour du Rallye. Ces renforts sont toujours très appréciés.

Calendrier de l'organisation

Ce planning générique est indicatif, le calendrier précis est défini une fois la date du Rallye connue de l'équipe d'organisation.

Juin/juillet

L'organisation du Rallye commence en fait dès la soirée du Rallye précédent. C'est à cette occasion, puis lors de la réunion-bilan après le Rallye, que les premiers volontaires pour l'année suivante se font connaître : organisateurs souhaitant rempiler ou candidats désireux de passer de l'autre côté de la barrière. À ce stade, il s'agit seulement de recrues potentielles pour l'organisation.

Septembre

Dès la rentrée, l'équipe d'organisation se met en place. Les recrues potentielles sont recontactées et confirment ou infirment leur participation. Une fois que les organisateurs sont suffisamment nombreux, ils programment la première réunion.

Octobre

La première réunion d'organisation a pour but principal de définir une région et des dates potentielles pour le Rallye. Plusieurs propositions sont émises par les organisateurs, elles sont examinées en fonction de contraintes pratiques ou esthétiques et de l'historique des précédents Rallyes. Une fois que le consensus s'est fait sur une région et deux ou trois dates possibles, la recherche de salle peut commencer.

Octobre/novembre

Pour figer définitivement la région et la date du Rallye, il faut trouver dans la zone envisagée une salle respectant un certain nombre d'exigences (taille, équipements, prix, environnement, conditions de location). Si les organisateurs n'ont pas de piste particulière, ils se renseignent auprès des mairies. Les salles pouvant correspondre au besoin sont visitées, puis un choix est fait.

Novembre à janvier

Une fois que la salle et la date du Rallye sont figées, le travail de conception des étapes peut commencer. La région autour de la salle est divisée en secteurs, qui sont assignés aux rédacteurs d'étape. Les rédacteurs d'étape effectuent une reconnaissance dans leur secteur pour valider sa viabilité en tant que zone d'étape (intérêt et allure de la zone, nombre de détails pittoresques pouvant servir à des questions, état des routes et densité de circulation). S'il valide sa zone, un rédacteur d'étape fait ensuite un ou plusieurs voyages sur place pour l'explorer en détail, recueillir des indications et prendre des photos. Avec ces informations, il commence à réfléchir au parcours de son étape et aux questions qu'il va poser.

    Parallèlement :

  • Les autres épreuves (jeux, épreuves sur la journée) commencent à être créées et rédigées par leurs responsables.
  • La première annonce du Rallye est diffusée.
Février-mars

Les rédacteurs d'étape figent le parcours de leur étape et se coordonnent pour avoir un minimum de tronçons communs à proximité de la salle. Ils formalisent ensuite leurs questions. Puis ils mettent en forme leur étape, en imaginant une histoire structurée autour des questions et en créant une présentation originale selon leurs envies.

    Parallèlement :

  • Les contenus rédigés des autres épreuves sont testés lors des réunions. En particulier, les jeux de terrain sont simulés et chronométrés en conditions réelles.
  • Le contenu de l'Avant Rallye est préparé.
Fin mars - début avril

Les étapes sont maintenant terminées, à l'exception éventuelle de la mise en forme, qui peut n'être que provisoire à ce stade. Chaque étape est alors testée en conditions réelles par des cobayes organisateurs. Comme les candidats le jour du Rallye, les "cobayeurs" partent en voiture de la salle avec deux exemplaires du texte de l'étape. Ils sont accompagnés du rédacteur de l'étape, qui est le témoin de leurs échanges et note toute observation utile : indications de direction à ajouter ou retirer, questions à changer ou supprimer, ambiguïté à résoudre, présentation à revoir.

Les participants à ces « cobayages » sont répartis de manière à pouvoir tester plusieurs étapes à la suite. Ainsi, l'ensemble des tests est accompli sur deux week-ends. Les résultats de ces « cobayages » permettent de définir les caractéristiques des étapes (longueur/durée, difficulté) et les éventuels ajustements à apporter à certaines : suppression d'un tronçon pour diminuer la longueur et la durée, changement de présentation ou de texte pour modifier la difficulté.

    Parallèlement :

  • L'Avant Rallye commence avec les premières publications d'énigmes et de jeux.
  • Le bulletin d'inscription est diffusé.
Avril

Les rédacteurs d'étape prennent en compte toutes les remarques pour finaliser rapidement l'ensemble des documents de l'étape (énoncé, feuille de réponses, corrigé). En cas de refonte importante d'une étape, une deuxième session de « cobayages » peut être réalisée.

    Parallèlement :

  • Les responsables des autres épreuves (jeux et épreuves sur la journée) finalisent les documents correspondants.
  • Les inscriptions au Rallye sont ouvertes environ 8 semaines avant la date de l'événement, et les premiers candidats commencent à s'inscrire.

Puis chaque document (documents d'étape, documents d'autres épreuves, documents génériques) est validé une dernière fois et ensuite imprimé en un nombre suffisant d'exemplaires. L'ensemble représente plusieurs milliers de pages.

Mai

Dernière ligne droite avant le jour du Rallye.

Les derniers documents en cours sont finalisés et imprimés.

Les achats à réaliser (matériel, consommables, nourriture et boissons hors traiteur) sont quantifiés, répartis entre les organisateurs, puis réalisés afin d'être disponibles le jour du Rallye.

La dernière réunion des organisateurs se tient une semaine avant le Rallye. Elle est principalement occupée à assembler les documents imprimés dans les différentes brochures (brochures candidats et organisateurs, toutes deux contenant des versions légèrement différentes des informations utiles, des énoncés et des corrigés).

Fin mai/début juin

Le jour du Rallye, les organisateurs arrivent à la salle plus tôt que les candidats. Ils amènent tout le nécessaire (brochures, nourriture et boissons, matériel) et mettent en place les différentes zones (bureaux d'accueil, bar, zone des jeux, zone pour les candidats).

Tout au long de la journée, les organisateurs mènent parallèlement la gestion des candidats (accueil, information, distribution des épreuves, animation des jeux, animation de la soirée) et la logistique du Rallye (tenue du bar, réception du traiteur, installation du buffet, corrections des épreuves rendues par les candidats).

En fin de soirée, après le départ des candidats, les organisateurs terminent de ranger le matériel et nettoient les lieux.

Juin/juillet

Après le Rallye, les organisateurs se retrouvent une dernière fois, généralement un week-end autour d'un buffet ou d'un barbecue. C'est l'occasion de faire le bilan de l'édition du Rallye : finalisation des comptes et remboursement des dépenses, inventaire du matériel qui peut être réutilisé l'année suivante, analyse des retours des organisateurs et des candidats (via les discussions le jour du Rallye et les questionnaires de satisfaction). Cela se termine par une synthèse des points à retenir, des actions à prendre en compte et des potentiels organisateurs pour l'édition suivante. La boucle est bouclée, c'est à ce moment que l'organisation du Rallye se termine et que celle du suivant commence !

L'organisation recrute !

    Vous l'aurez compris suite aux sections précédentes, l'organisation représente beaucoup de travail. Mais c'est aussi passionnant. Jugez plutôt :

  • Exploration : Les rédacteurs d'étape et les « cobayeurs » explorent la région du Rallye beaucoup plus en détail que les candidats ne le font le jour du Rallye. Les reconnaissances s'étendent en effet sur des zones plus vastes qui ne seront pas entièrement intégrées aux étapes (car il faut savoir rester raisonnable). C'est l'occasion de découvrir des lieux et des paysages que les candidats ne verront pas.
  • Culture : La conception des étapes et des épreuves est aussi l'occasion de se renseigner sur la région du Rallye, les personnages célèbres qui y sont liés, et sur le thème de l'année. Et ainsi de découvrir des anecdotes qui pourraient constituer des questions ou une trame de fond pour une épreuve. Là aussi, une partie de ce contenu ne sera pas intégrée aux épreuves et ne restera connue que des organisateurs.
  • Imagination : Toutes les épreuves du Rallye sont des créations originales. Les concepteurs ont peu de contraintes, ce qui permet des productions variées selon que le créateur préfère raconter une histoire, structurer une énigme, faire voyager à travers des endroits intéressants, créer un nouveau type d'épreuve, ou tout cela à la fois. Les organisateurs sont toujours prêts à tester et valider de nouveaux concepts.
  • Développement  Contrairement aux candidats pour qui le Rallye ne dure qu'une journée, les organisateurs sont investis sur plusieurs mois, ce qui permet réellement de concevoir, de développer et d'améliorer des contenus sur le long terme. C'est un vrai projet, de l'idée de départ au produit final.
  • Réactions  Il est particulièrement intéressant de recueillir des impressions sur sa création, d'abord les remarques des autres organisateurs, puis les retours des candidats le jour du Rallye. Cela est gratifiant ou formateur, selon que la réaction soit positive ou négative, et participe à l'amélioration de ses réalisations.
  • Travail d'équipe  L'organisation représente certes beaucoup de travail, mais les organisateurs sont suffisamment nombreux pour que la charge de chacun reste raisonnable et que chacun réalise des travaux adaptés à ses envies et ses points forts. Tous les travaux se déroulent dans une très bonne ambiance, et les habitués sont toujours contents de l'arrivée de nouveaux organisateurs pour amener un peu de sang neuf et d'autres idées.

Bref, si l'organisation vous intéresse, n'hésitez pas à en parler à un organisateur ou à un représentant de l'association. Sautez le pas, passez au moins une fois de l'autre côté de la barrière pour voir comment cela se passe. Qui sait, vous pourriez y prendre goût…